O CZYM POWINIŚMY PAMIĘTAĆ PRZY ROZLICZANIU DOTACJI?

Rozliczenie dotacji ze środków Unii Europejskiej to proces wymagający sporej pracy organizacyjnej. Już na początku podpisania umowy o dofinansowanie projektu ze środków UE beneficjent (przedsiębiorca) powinien zadbać o stosowny podział obowiązków pomiędzy osobami odpowiadającymi za poprawne rozliczenie wniosku. Najlepszym modelem współpracy jest model oparty na tym, iż osoba rozliczająca projekt jednocześnie zajmue sie również księgowaniem firmy i ma bezpośredni kontakt z kierownikiem lub menadżerem projektu firmy. Tak przyjeta współpraca zapewnia poprawność rozliczenia sprawozdania okresowego projektu - za sprawy księgowo finansowe odpowiada biuro rachunkowe, za sprawy formalno merytoryczne kierownik projektu.

Na co należy zwrócić uwagę dokonując rozliczenia projektu?

1. Właściwy opis faktur (na odwrocie) - należy rzetelnie udokumentować zakup dokonany w ramach projektu i tym samym wyodrębnić koszty kwalifikujące się do dofinansowania. Przykładowy opis dokumentu księgowego
2. Opis i oznaczenie promocyjne dokumentów - przelewu, protokołu odbioru i innych dokumentów, które są obligatoryjnie wymagane na etapie rozliczenia projektu
3. Odpowiednie sporządzenie kopii oryginałów dokumentów typu - faktury, dowody zapłaty, protokoły itd. Kopie takie będą załącznikiem do wniosku o wypłatę dofinansowania.
4. Właściwe sporządzenie wniosków o płatność - wypłatę dofinansowania oraz sprawozdań okresowych z realizacji projektu.
5. WSKAŹNIKI REALIZACJI (REZULTATU)! - Ważna jest weryfikacja osiągniętych wskaźników rezultatu projektu i porównanie ich ze wskaźnikami deklarowanymi we wniosku o dofinansowanie, który stanowi załącznik do umowy. Nieosiągnięcie deklarowanych wskaźników może być przyczyną żądania zwrotu dofinansowania.
6. Wymóg prowadzenia odrebnego rachunku bankowego - transze dotacji przeznaczane na wyodrębnione dla projektu rachunki bankowe. Jeżeli otrzymaliśmy zaliczkę na dotację to również winna ona być rozliczana na odrębnym koncie bankowym. Wynika to z faktu, iż odsetki od zaliczki zmniejszają kwotę dofinansowania a jedynie wyodrębnienie rachunku umożliwia precyzyjne wskazanie ich wysokości.
7. Płatności za poniesione wydatki - bezwględnie obowiązkową formą są przelewy bankowe, płatności gotówkowe dopuszczane są w wyjątkowych okolicznościach.
8. Konieczność informowania o zmianach w harmonogramie rzeczowo finansowym - czasmi bywa, że dane zadanie nie zostanie zrealizowane w danym etapie lub okazało się, iż potrzeba więcej środków aby móc sfinansować je w kolejnym etapie. Wówczas należy o tym fakcie powiadomić instytucję i zaktualizować harmonogram. Najlepiej zrobić to jak najszybciej bowiem insytycje weryfikującę zwykle zatwierdzają nowy harmonogram przez około 2 miesiące.
9. Wnioskowanie o aneksowanie umowy - np: w razie przekroczenia dopuszczalnych umową limitów przesunięć kosztów, pomiędzy poszczególnymi kategoriami zakupów dokonywanymi w ramach projektu lub w przypadku konieczności wydłużenia terminów realizacji.